Zarządzanie sprawami partnerów

STUDIUM PRZYPADKU

Zarządzanie sprawami partnerów firmy doradczej

CZOŁOWA MIĘDZYNARODOWA FIRMA DORADCZA – REGION EUROPY ŚRODKOWEJ I WSCHODNIEJ

10 000 PRACOWNIKÓW

400 PARTNERÓW

Potrzeba

Uporządkowanie procesów służących do zarządzania sprawami finansowymi i formalnymi dotyczącymi partnerów firmy.

W zakresie projektu znalazły się obszary objęte istniejącym systemem informatycznym, oraz takie, które realizowane były z wykorzystaniem narzędzi ad hoc (arkusze Excel itp.) – od zarządzania danymi partnerów, przez proces oceny rocznej, informację zwrotną, po rozliczenia dochodu i kapitału.

Rozwiązanie

Syndatis przeprowadził szeroko zakrojoną, sześciomiesięczną analizę biznesową, obejmującą poznanie dotychczasowych procesów oraz wsparcie w wypracowaniu rozwiązania, opartego o nowe wymagania organizacji. Po jej zakończeniu nastąpiło fazowe wdrożenie rozwiązania informatycznego opartego na platformie Syndatis AIR.

W wyniku analizy powstał szczegółowy dokument obejmujący:

opis procesów – obiegu informacji w organizacji
opis algorytmów wykorzystywanych przez klienta w zarządzaniu kapitałem, przepływami finansowymi
projekt interfejsu użytkownika końcowego rozwiązania
założenia do integracji z systemami zewnętrznymi działającymi w środowisku klienta

Źródłem wiedzy byli doświadczeni pracownicy klienta realizujący te procesy na co dzień z wykorzystaniem dotychczasowego – już przestarzałego i niewydolnego systemu (albo w ogóle poza tym systemem).

Celem analizy było przygotowanie pola pod wdrożenie nowego rozwiązania, co nastąpiło bezpośrednio po jej zakończeniu. Wdrożenie trwało w sumie ponad rok i było podzielone na kilka faz, z których każda dostarczała zamknięty moduł funkcjonalny.

Wyzwania

Zrozumienie złożoności procesów, wypracowanie nowego podejścia algorytmicznego, spójne uwzględnienie licznych wyjątków, wysoka ergonomia planowanego rozwiązania.

Najtrudniejszym elementem projektu była konieczność dogłębnego zrozumienia i wsparcia w procesie zmiany algorytmów wykorzystywanych przez organizację do obliczeń finansowych. Dotychczasowy sposób prowadzenia procesów miał ulec zmianie, zatem stan as-is był tylko punktem wyjścia do dalszej rozmowy. Specyfika firmy narzucała konieczność uwzględnienia bardzo wielu wyjątków w taki sposób, aby ich przyszła implementacja w nowym systemie była wykonalna i dawała możliwość elastycznej zmiany. Ponad połowa czasu w projekcie została poświęcona na zebranie informacji o tych algorytmach i ich systematyczne udokumentowanie.

Istotnym aspektem było zaprojektowanie efektownego wizualnie i ergonomicznego interfejsu użytkownika, zgodnego z wytycznymi klienta i jednocześnie możliwego do realizacji na bazie platformy Syndatis AIR.

Rezultaty

W wyniku projektu powstał obszerny dokument przedstawiający zakres w różnych ujęciach (procesowym, algorytmicznym, interfejsowym, technicznym). Na podstawie dokumentu przygotowaliśmy rozwiązanie informatyczne.

Dokument po przyjęciu przez klienta stał się podstawą wdrożenia rozwiązania informatycznego (również realizowanego przez Syndatis), które zostało zakrojone na kilka faz realizowanych przez kolejne półtora roku. Obecnie system wykorzystywany jest z powodzeniem w codziennej pracy organizacji.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Masz podobne problemy? A może zainspirowaliśmy Cię do wglądu w inne procesy?