Obsługa wniosków GDPR / RODO

STUDIUM PRZYPADKU

Obsługa wniosków GDPR / RODO

Międzynarodowa firma doradcza

10000+ pracowników

Potrzeba

Po wdrożeniu nowych dyrektyw dotyczących ochrony danych osobowych nas klient postanowił zautomatyzować proces obsługi incydentów RODO oraz zgłoszeń od osób występujących w bazach firmy.

Organizacja zatrudnia dużą liczbę pracowników i prowadzi odpowiednio liczne procesy rekrutacyjne. W efekcie powstała pokaźna baza, którą należało profesjonalnie zarządzać i przejrzyście obsługiwać proces obiegu wniosków – o udostępnienie albo zapomnienie danych. Konieczne było także przejrzyste obsłużenie procesu zgłoszeń naruszeń bezpieczeństwa danych.

Rozwiązanie

W wyniku krótkiej analizy powstał prototyp – niemal działający system obsługujący kilka procesów RODO. Następnie został uzupełniony o niezbędne automatyzacje i wdrożony w organizacji na platformie Syndatis AIR. Cały projekt zajął około dwóch miesięcy.

Moduł RODO uruchomiony w Syndatis AIR pozwalał każdemu pracownikowi klienta zarejestrowanie zgłoszenia dotyczącego naruszenia bezpieczeństwa danych. Takie zgłoszenie było odpowiednio procedowane, a każda czynność z nim związana – logowana.

Ponadto system obsługiwał zgłoszenia nadsyłane z zewnątrz, dotyczące ujawnienia albo zapomnienia danych osób znajdujących się w bazach zarządzanych przez klienta.

System został skonstruowany tak, aby pilnować wszystkich terminów i informować zainteresowanych użytkowników o konieczności wykonywania niezbędnych akcji.

Wyzwania

Istotnym parametrem projektu był czas.

Klient podjął decyzję dość późno i realizacja projektu musiała być bardzo szybka. Dzięki zwinnemu podejściu i wydajnej architekturze Syndatis AIR pozwalającej szybko dostarczać gotowe rozwiązania, cały projekt udało się zrealizować w dwa miesiące.

Rezultaty

Szybko wdrożone rozwiązanie pozwoliło w pełni zapanować nad procesami ochrony danych osobowych.

Mieliśmy do czynienia z procesami, które nigdy wcześniej nie istniały w tej formie, zatem nie istniały miary, do których można by się porównywać po wdrożeniu. Można jednak stwierdzić, że cały proces działał sprawnie i bez zarzutu, niwelując wszelkie ryzyka związane z potencjalnym niedotrzymaniem terminów wymaganych prawem.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Masz podobne problemy? A może zainspirowaliśmy Cię do wglądu w inne procesy?