Kompleksowe wsparcie procesów kadrowych

STUDIUM PRZYPADKU

Kompleksowe wsparcie procesów kadrowych

Międzynarodowy koncern z branży FMCG

600 pracowników biurowych

2000 pracowników fabrycznych

Potrzeba

Klient zarządzał kilkoma fabrykami na terenie Polski z centrali w Warszawie. Rozproszona struktura i brak narzędzi wymagały stworzenia rozwiązania wspierającego zarządzanie czasem pracy i innymi procesami kadrowymi.

Fabryki pracujące w trybie zmianowym zarządzały czasem pracowników z pomocą arkuszy Excel. Brakowało narzędzia pozwalającego wygodnie i zgodnie z prawem pracy planować zmiany – i udostępniać niezbędne informacje pracownikom. Zarządzanie pracą w godzinach nadliczbowych, nieobecnościami, dystrybucją informacji kadrowych czy komunikacją między pracownikami a kadrami odbywało się drogą mailową, ustną albo papierową.

Rozwiązanie

Przeprowadziliśmy analizę procesów związanych z zarządzaniem zespołami, która trwała około sześciu tygodni. W jej wyniku powstał projekt kompleksowego rozwiązania informatycznego. Dwa i pół miesiąca później pierwsze moduły funkcjonowały już w organizacji.

W ramach projektu zbudowany został system oparty na platformie Syndatis BPM (starsza wersja obecnie oferowanego Syndatis AIR) wspierający proces budowy harmonogramów pracy dla zmianowego trybu funkcjonującego w fabrykach. System został zaprojektowany tak, aby można było z niego korzystać w kioskach rozmieszczonych w hali fabrycznej. Każdy pracownik mógł nie tylko sprawdzić swoje obciążenie, ale również zawnioskować o urlop albo załatwić inne sprawy z działem kadr. Harmonogramy można było przygotowywać w systemie albo w Excelu zgodnym z zaprojektowanym szablonem i zaimportować taki arkusz do systemu.

Z procesem harmonogramowania związany został również moduł wnioskowania o pracę w godzinach nadliczbowych, pozwalający zatwierdzać takie wnioski i kontrolujący ich zgodność z wymogami prawa pracy.

Dane o urlopach, nadgodzinach i wypracowanym czasie były eksportowane do celów naliczeń poprzez specjalnie zaprojektowany interfejs do centralnego systemu kadrowo-płacowego Peoplesoft.

Dodatkowe procesy pozwalały na bezpieczną dystrybucję informacji do pracowników (paski płacowe, PITy) oraz na komunikację w różnych bieżących sprawach.

Wyzwania

Najtrudniejszą częścią projektu było właściwe zaprojektowanie narzędzia harmonogramów.

Algorytm musiał działać sprawnie i być przejrzysty dla menedżerów. Dzięki zastosowaniu platformy Syndatis BPM udało się takie rozwiązanie dostarczyć i uruchomić w fabrykach (na kioskach w halach).

Rezultaty

Stopniowe wdrożenie rozwiązania pozwoliło efektywnie zautomatyzować procesy okołokadrowe w centrali i w fabrykach. Znaczny wzrost przejrzystości planowania pracy przełożył się na oszczędności w koszcie osobowym.

Natychmiastowy dostęp do informacji o nieobecnościach, zmianach i nadgodzinach pozwolił zapanować nad wcześniejszym chaosem organizacyjnym. Oszczędności z tym związane można szacować na około 5% całościowych kosztów osobowych. Prawidłowo realizowany proces kontroli godzin nadliczbowych pozwolił uniknąć ryzyka kar i frustracji pracowników.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Masz podobne problemy? A może zainspirowaliśmy Cię do wglądu w inne procesy?