Zarządzanie cyklem życia dostawcy

STUDIUM PRZYPADKU

Zarządzanie cyklem życia dostawcy

MIĘDZYNARODOWA FIRMA Z BRANŻY DORADCZEJ

21 krajów w regionie

20000+ dostawców

Potrzeba

Klient działający równolegle na wielu rynkach Europy Centralnej i Wschodniej dostrzegł możliwość optymalizacji kosztów poprzez zcentralizowane zarządzanie dostawcami.

Rozproszone zarządzanie relacjami z dostawcami było postrzegane jako niepotrzebnie kosztowne, szczególnie, że wielu dostawców obsługiwało jednocześnie kilka albo kilkanaście lokalnych oddziałów klienta. Problemem była ocena kosztów ponoszonych na takich wspólnych dostawców, w związku z tym niemożliwe było np. wynegocjowanie grupowych warunków dla całego rynku.

Proces zarządzania dostawcami – ich weryfikacji, oceny, ewentualnego wygaszania relacji – był w ocenie klienta prowadzony niewystarczająco sprawnie. Brakowało narzędzi do upilnowania odpowiednich zadań i dostarczania niezbędnych informacji. W skali organizacji liczba dostawców – ponad 20 tysięcy – zmuszała do poszukiwania rozwiązań informatycznych.

Ponadto klient musiał zmierzyć się z zagadnieniem sprawdzenia niezależności (independence check) – weryfikacji, czy dostawca nie jest równocześnie klientem firmy (szczególnie w zakresie audytu), co przy jej rozmiarach mogło łatwo się przydarzyć i być przeoczone.

Rozwiązanie

Syndatis przeprowadził trzymiesięczną analizę procesu zarządzania dostawcami i zaprojektował system obsługujący całość procesu, a następnie stopniowo wdrożył go w organizacji wykorzystując platformę Syndatis.

Analiza procesowa objęła następujące zagadnienia:

Centralizacja dostawców – zapewnienie identyfikacji dostawców lokalnych jako globalnych.
Obsługa pełnego cyklu życia dostawcy, od zawarcia umowy, przez aktualizację danych, cykliczne przeglądy (pod kątem obrotów i jakości współpracy), po zawieszenie lub wygaszenie współpracy.
Independence check, czyli weryfikację, czy dostawca nie był w określonym czasie audytowany przez klienta.
Zaprojektowanie integracji z systemem ERP w celu wydobywania niezbędnych danych do analiz i zarządzania procesem, a także do przekazywania zaktualizowanych danych.

W fazie analizy wzięło udział kilkanaście osób ze strony klienta, pracujących na co dzień w działach zakupów, independence i IT. Syndatis stworzył kompleksową dokumentację oraz przygotował prototyp demonstrujący najważniejsze funkcje przyszłego rozwiązania.

Wdrożenie oparte zostało na platformie Syndatis BPM4 (kilka lat później zostało przeniesione na najnowszą wersję systemu, Syndatis AIR). W ramach projektu przygotowano siedem osobnych procesów obsługujących różne elementy cyklu życia dostawcy, wraz z mechanizmami pozwalającymi na efektywne zarządzanie danymi. Zbudowano interfejsy z systemem ERP i innymi systemami dostarczającymi informacji niezbędnych w procesach.

Wdrożenie przeprowadzono początkowo w dwóch największych rynkach, a potem stopniowo, w miarę możliwości klienta, dołączano kolejne terytoria. Każde z takich lokalnych wdrożeń oznaczało konieczność uporządkowania bazy dostawców, podłączenie lokalnej bazy ERP do systemu Syndatis i, oczywiście, wdrożenie nowych procedur i nawyków w organizacji.

Wyzwania

Uporządkowanie danych i konsolidacja na poziomie regionu. Wysoki poziom integracji z istniejącymi systemami.

Dużą trudnoscią w projekcie było doprowadzenie do ujednolicenia struktur danych i uporządkowania samych danych we wszystkich terytoriach. Wykorzystanie szablonów danych oraz doświadczeń zbieranych w kolejnych etapach pozwoliło zwiększyć wydajność procesu uruchomieniowego.

Duży poziom integracji z systemami w organizacji oraz wysoka intensywność synchronizacji danych między dokumentami w samym systemie stanowiła spore wyzwanie wydajnościowe. Aspekt optymalizacji technicznej był ważnym elementem naszego projektu.

Rezultaty

Identyfikacja dostawców regionalnych – okazało się, że niemal jedna czwarta działa na wielu rynkach – pozwoliła na przeprowadzenie negocjacji cenowych na poziomie regionu i istotne obniżenie kosztów. Wychwytywanie dostawców niespełniających independence check stało się błyskawiczne. Dane w całym regionie zostały uporządkowane, a zarządzanie procesem – dużo bardziej scentralizowane, co pozwoliło na oszczędności w oddziałach lokalnych.

Utrzymanie uporządkowanego procesu na platformie Syndatis AIR pozwoliło w skali lat na uzyskanie znacznych oszczędności kosztowych (w wypadku dostawców globalnych nawet o 10%). Zapewnienie zgodności z procedurami pozwoliło na minimalizację ryzyk związanych z ich łamaniem. Automatyzacja komunikacji między systemami uprościła proces i pozwoliła zmniejszyć ogólne obciążenie zespołu zajmującego się zakupami o 15%.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Masz podobne problemy? A może zainspirowaliśmy Cię do wglądu w inne procesy?