Menu
Menu
STUDIUM PRZYPADKU
Dowiedz się, jak można szybko zbudować i wdrożyć rozwiązanie automatyzujące proces zawierania umów na bazie platformy Syndatis AIR.
Nasze podejście sprawdza się w wypadku firm farmaceutycznych zawierających umowy z personelem medycznym (HCP – lekarze, pielęgniarki) oraz instytucjami (HCO – szpitale, NZOZy) – ale może być zastosowane zawsze, gdy umowy zawierane są przez przedstawicieli w terenie z osobami fizycznymi lub firmami. Rozwiązanie wspiera różne rodzaje umów – dzieło, zlecenie, sponsoring i wszystkie ich odmiany, a także umowy cywilno-prawne. Zapewnia obsługę podpisu zdalnego oraz na tablecie i pozwala na łatwą integrację z systemami księgowymi, kadrowymi i płatniczymi.
System udostępnia również możliwość rozliczania rocznego PIT (wydruki i e-Deklaracje – za pośrednictwem programu eDek), może także integrować się z programem Płatnik.
Firmy farmaceutyczne zawierają zwykle dużą liczbę takich umów, zlecając np. stworzenie materiałów szkoleniowych, przeprowadzanie wykładów albo realizację badań klinicznych. Ze względu na ryzyko surowych kar proces musi być transparentny i audytowalny, ponadto organizacje często narzucają sobie jeszcze ostrzejsze wymagania proceduralne w trosce o wizerunek etycznego i odpowiedzialnego przedsiębiorstwa. Podobnie było z naszym klientem: zestaw istniejących procedur wymagał starannego przełożenia na rzeczywiste, codzienne działania procesowe.
Rozwiązanie zaproponowane przez Syndatis ma charakter dualistyczny – polega po pierwsze na przeglądzie procesów istniejących w organizacji oraz wypracowaniu wspólnie z klientem takich usprawnień, aby były spójne i wygodne jednocześnie, a po drugie na dostarczeniu rozwiązania informatycznego ściśle dopasowanego do tych nowych procedur, opartego na platformie Syndatis AIR.
Wdrożenie nowych miar, które są automatycznie zbierane przez to rozwiązanie, ułatwia dalsze podejmowanie decyzji i dopasowywanie procesu do bieżących potrzeb.
Obszar projektu objął:
W projekt zaangażowani byli przedstawiciele wielu działów organizacji:
W przygotowanym rozwiązaniu informatycznym szczególny nacisk położony został na ergonomię i integrację ze środowiskiem informatycznym organizacji (głównie z systemem SAP a także z systemem HRK).
Najtrudniejsze okazało się przełamanie tendencji do zbyt dużej elastyczności w podejściu do procesu. Pracownicy preferują swobodne działanie, ale niestety oznacza to zwykle przekraczanie ram określonych przez procedury i narażanie się na kary od regulatorów oraz zwykły bałagan skutkujący dużymi kosztami. Uporządkowanie procesu wymagało przekonania szeregowych pracowników, że nowy styl pracy będzie już w nieodległej perspektywie korzystny zarówno dla nich, jak i dla całej organizacji. I faktycznie, szybko stał się nowym nawykiem.
Znaczącym wyzwaniem było także takie zaprojektowanie rozwiązania informatycznego, aby spełniało surowe wymogi bezpieczeństwa. Sam system działać miał w sieci korporacyjnej klienta, ale wymóg realizacji podpisu zdalnego oznaczał konieczność udostępnienia jakiejś części systemu w sieci otwartej. Rozwiązanie zaprojektowane przez Syndatis pozwoliło połączyć bezpieczeństwo z wygodą poprzez jednokierunkową komunikację między częściami rozwiązania – portal dostępny dla kontrahentów otrzymuje informacje od głównego systemu, natomiast sam nie ma do niego dostępu.
Dokumenty przestały ginąć, a terminowość i zgodność z procedurą stała się oczywistością. Wzrosła kontrola nad kosztami ponoszonymi na akcje marketingowe. Wedle słów dyrektora marketingu tej organizacji “Nasi klienci – lekarze, z którymi na co dzień pracujemy – ewidentnie poczuli, że pracują z nowoczesną organizacją i w wielu sytuacjach dali nam to do zrozumienia”.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Masz podobne problemy? A może zainspirowaliśmy Cię do wglądu w inne procesy?