Menu
Menu
Używamy plików cookie, aby pomóc użytkownikom w sprawnej nawigacji i wykonywaniu określonych funkcji. Szczegółowe informacje na temat wszystkich plików cookie odpowiadających poszczególnym kategoriom zgody znajdują się poniżej.
Pliki cookie sklasyfikowane jako „niezbędne” są przechowywane w przeglądarce użytkownika, ponieważ są niezbędne do włączenia podstawowych funkcji witryny....
Niezbędne pliki cookie mają kluczowe znaczenie dla podstawowych funkcji witryny i witryna nie będzie działać w zamierzony sposób bez nich. Te pliki cookie nie przechowują żadnych danych umożliwiających identyfikację osoby.
Funkcjonalne pliki cookie pomagają wykonywać pewne funkcje, takie jak udostępnianie zawartości witryny na platformach mediów społecznościowych, zbieranie informacji zwrotnych i inne funkcje stron trzecich.
Analityczne pliki cookie służą do zrozumienia, w jaki sposób użytkownicy wchodzą w interakcję z witryną. Te pliki cookie pomagają dostarczać informacje o metrykach liczby odwiedzających, współczynniku odrzuceń, źródle ruchu itp.
Wydajnościowe pliki cookie służą do zrozumienia i analizy kluczowych wskaźników wydajności witryny, co pomaga zapewnić lepsze wrażenia użytkownika dla odwiedzających.
Reklamowe pliki cookie służą do dostarczania użytkownikom spersonalizowanych reklam w oparciu o strony, które odwiedzili wcześniej, oraz do analizowania skuteczności kampanii reklamowej.
STUDIUM PRZYPADKU
Procesy realizowane przez dział marketingu klienta obejmują planowanie aktywności marketingowych, wysyłkę zamówień, obieg faktur, rozliczanie wydatków, zawieranie umów z personelem i organizacjami medycznymi, oraz organizację konferencji. Wszystkie te procesy działają w kontekście planowania i ciągłej kontroli budżetu.
Procesy te, wraz z budżetowaniem, realizowane były ad hoc, poza ustrukturyzowanymi systemami – z pomocą maili, arkuszy Excel i papieru. To znacząco utrudniało zarówno bieżącą kontrolę, jak i późniejszy przegląd zgodności z procedurami. Firmy farmaceutyczne stykają się z wieloma ograniczeniami prawnymi niosącymi ryzyko kar, ale także narzuconymi sobie dobrowolnie praktykami zwiększającymi transparentność procesu i wzmacniających etykę biznesu. Wdrożenie systemu, który poprowadziłby te procesy, było koniecznością.
Analiza objęła cały obszar działalności pionu marketingowego, w ten sposób udało się nam uchwycić całość powiązanych ze sobą zagadnień i zidentyfikować punkty odznaczające się szczególną podatnością na błędy albo ryzyko biznesowe. Analiza trwała prawie trzy miesiące – jej produktem była szczegółowa dokumentacja procesów (szkicowo kreśląca stan zastany i dokładnie – stan planowany).
Po zakończeniu analizy przystąpiliśmy do wdrożenia rozwiązania na bazie platformy Syndatis. Procesy udało się podzielić na grupy i wdrażać je fazami, dzięki czemu efekty mogły być dostępne szybciej, a organizacja miała szansę oswoić się ze zmianą.
Zaczęliśmy od procesów związanych z aktywnościami marketingowymi i zakupami oraz akceptacją wydatków i umów. To pozwoliło wprowadzić bieżącą kontrolę nad procesami, w których przepływała większość środków finansowych. Na te procesy nałożyliśmy od razu kontrolę budżetową – początkowo zasilaną danymi o planie z arkuszy Excel, ale w kolejnej fazie – rozwiniętą o proces planowania budżetu już w naszym systemie. Na koniec przygotowaliśmy kompleksowy moduł obsługujący planowanie i realizację konferencji organizowanych dla lekarzy i pielęgniarek, a także proces akceptacji medycznych (materiałów używanych w promocji).
W ramach projektu zaprojektowaliśmy komplet obiegów wszystkich dokumentów, uwzględniający reguły akceptacyjne istniejące w organizacji.
W projekcie wzięli udział przedstawiciele następujących działów
Ponieważ cała, kilkusetosobowa firma funkcjonowała przez lata bez gorsetu systemowego, dużym wyzwaniem było przeprowadzenie stopniowej zmiany – tak, aby nie wylać dziecka z kąpielą i nie uniemożliwić bieżącej działalności. Projekt podzielony został na fazy i wdrażany z rozsądnym pilotażem dla małej grupy odbiorców.
Wprowadzenie szczegółowej kontroli kosztów możliwe było wyłącznie pod warunkiem odzworowania bardzo rozbudowanej struktury kontrolingowej oraz wszystkich szczegółów i wyjątków opisanych w procedurach organizacji.
Wdrożenie platformy Syndatis i wprowadzenie kontroli przepływu pieniędzy poprzez wymuszenie plasowania wydatków w budżecie oraz ich pre-akceptacji (proces aktywności marketingowych i zamówień) zwiększyły racjonalność procesu i przyniosły oszczędności, szacowane przez klienta na około 5% w skali roku.
Pozbycie się ryzyk – narażania się na kary albo utratę dobrego imienia w wyniku nieetycznych działań – jest trudniej mierzalne, ale zostało docenione przez klienta. Przejrzystość procesu ma wartość samą w sobie.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Masz podobne problemy? A może zainspirowaliśmy Cię do wglądu w inne procesy?