Menu
Menu
STUDIUM PRZYPADKU
Procesy realizowane przez dział marketingu klienta obejmują planowanie aktywności marketingowych, wysyłkę zamówień, obieg faktur, rozliczanie wydatków, zawieranie umów z personelem i organizacjami medycznymi, oraz organizację konferencji. Wszystkie te procesy działają w kontekście planowania i ciągłej kontroli budżetu.
Procesy te, wraz z budżetowaniem, realizowane były ad hoc, poza ustrukturyzowanymi systemami – z pomocą maili, arkuszy Excel i papieru. To znacząco utrudniało zarówno bieżącą kontrolę, jak i późniejszy przegląd zgodności z procedurami. Firmy farmaceutyczne stykają się z wieloma ograniczeniami prawnymi niosącymi ryzyko kar, ale także narzuconymi sobie dobrowolnie praktykami zwiększającymi transparentność procesu i wzmacniających etykę biznesu. Wdrożenie systemu, który poprowadziłby te procesy, było koniecznością.
Analiza objęła cały obszar działalności pionu marketingowego, w ten sposób udało się nam uchwycić całość powiązanych ze sobą zagadnień i zidentyfikować punkty odznaczające się szczególną podatnością na błędy albo ryzyko biznesowe. Analiza trwała prawie trzy miesiące – jej produktem była szczegółowa dokumentacja procesów (szkicowo kreśląca stan zastany i dokładnie – stan planowany).
Po zakończeniu analizy przystąpiliśmy do wdrożenia rozwiązania na bazie platformy Syndatis. Procesy udało się podzielić na grupy i wdrażać je fazami, dzięki czemu efekty mogły być dostępne szybciej, a organizacja miała szansę oswoić się ze zmianą.
Zaczęliśmy od procesów związanych z aktywnościami marketingowymi i zakupami oraz akceptacją wydatków i umów. To pozwoliło wprowadzić bieżącą kontrolę nad procesami, w których przepływała większość środków finansowych. Na te procesy nałożyliśmy od razu kontrolę budżetową – początkowo zasilaną danymi o planie z arkuszy Excel, ale w kolejnej fazie – rozwiniętą o proces planowania budżetu już w naszym systemie. Na koniec przygotowaliśmy kompleksowy moduł obsługujący planowanie i realizację konferencji organizowanych dla lekarzy i pielęgniarek, a także proces akceptacji medycznych (materiałów używanych w promocji).
W ramach projektu zaprojektowaliśmy komplet obiegów wszystkich dokumentów, uwzględniający reguły akceptacyjne istniejące w organizacji.
W projekcie wzięli udział przedstawiciele następujących działów
Ponieważ cała, kilkusetosobowa firma funkcjonowała przez lata bez gorsetu systemowego, dużym wyzwaniem było przeprowadzenie stopniowej zmiany – tak, aby nie wylać dziecka z kąpielą i nie uniemożliwić bieżącej działalności. Projekt podzielony został na fazy i wdrażany z rozsądnym pilotażem dla małej grupy odbiorców.
Wprowadzenie szczegółowej kontroli kosztów możliwe było wyłącznie pod warunkiem odzworowania bardzo rozbudowanej struktury kontrolingowej oraz wszystkich szczegółów i wyjątków opisanych w procedurach organizacji.
Wdrożenie platformy Syndatis i wprowadzenie kontroli przepływu pieniędzy poprzez wymuszenie plasowania wydatków w budżecie oraz ich pre-akceptacji (proces aktywności marketingowych i zamówień) zwiększyły racjonalność procesu i przyniosły oszczędności, szacowane przez klienta na około 5% w skali roku.
Pozbycie się ryzyk – narażania się na kary albo utratę dobrego imienia w wyniku nieetycznych działań – jest trudniej mierzalne, ale zostało docenione przez klienta. Przejrzystość procesu ma wartość samą w sobie.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Masz podobne problemy? A może zainspirowaliśmy Cię do wglądu w inne procesy?