STUDIUM PRZYPADKU
W systemie klienta (opartym na Syndatis AIR) funkcjonowały moduły Faktur Przelewowych i Wydatków Pracowniczych. W pierwszym krążyły dokumenty związane z większymi zakupami, w drugim – faktury i rachunki poświadczające mniejsze, bieżące wydatki ponoszone głównie przez reprezentantów medycznych, opłacone zwykle kartą służbową.
Obowiązek KSeF spowodował konieczność integracji tych modułów z systemem Ministerstwa Finansów i odpowiedniej obsługi wszystkich faktur, które z tego systemu zaczęły spływać.
Uruchomienie interfejsu u klienta na platformie Syndatis AIR stanowiło mniejszy element projektu. Trudniejszą kwestią było zaprojektowanie mechanizmu, który automatycznie przyporządkowuje wydatki pracownicze (identyfikowane jako faktury opłacane inaczej niż przelewem) oraz pozwoli obsłużyć nieuniknione wyjątki.
Mechanizm wykorzystuje kody pracownika, które ten ma obowiązek podać przy wystawianiu faktury przez dostawcę. Jeśli taki kod pojawi się w jakiejkolwiek pozycji, faktura zostanie przypisana do pracownika o tym kodzie. W razie braku kodu (rzadkie przypadki, bo pracownikom zależy na sprawnym rozliczeniu) faktura trafia do administratora, który identyfikuje właściwą osobę.
Rozwiązanie powstawało na raty: przygotowaliśmy je pod wstępną wersję interfejsu KSeF; po wstrzymaniu projektu na poziomie krajowym i zmianie specyfikacji należało nadążyć za tymi zmianami i dobrze zintegrować się z systemem, z którym nikt na rynku nie mógł mieć jeszcze żadnego doświadczenia. Wdrożenie ostatecznie zbiegło się z uruchomieniem KSeF na poziomie Polski, wszyscy – dostawcy, klienci i integratorzy – musieli nauczyć się tego rozwiązania na bieżąco. Na szczęście rozwiązanie udało się uruchomić bez większych problemów.
Trudno jeszcze ocenić skalę korzyści, ale zastąpienie wymogu ręcznego opisywania wszystkich rachunków i kwitków koniecznością „przyznania się” do własnego wydatku wcześniej automatycznie wprowadzonego i przypisanego do pracownika, to spora ulga w codziennej pracy. Również obieg faktur przelewowych został znacząco przyspieszony i usprawniony – dane w postaci elektronicznej dostępne od razu pozwalają unikać błędów i niepotrzebnych opóźnień.
Platforma Syndatis AIR zintegrowana z KSeF to duże ułatwnienie w codziennych rozliczeniach i biurokracji.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Masz podobne problemy? A może zainspirowaliśmy Cię do wglądu w inne procesy?